公證、海牙認證和合法化
“公證”和“海牙認證”是經常被專業人士、法律從業者和公眾廣泛討論的術語。 然而，您真的了解這些術語的含義嗎？ 什麼樣的文件需要進行公證和海牙認證？ 公證和海牙認證的過程是什麼樣的？
此外，“合法化”是什麼意思？ 文件合法化的過程是怎樣的？ 對於和中國大陸地區打交道的人來說，您可能會遇到“證明”這個術語。證明一份文件意味著什麼？
本質上，這些術語都是指鑑定官方文件和重要文件的不同方法。 鑑定官方文件和重要文件的目的可能會因情況而異。 香港以外的不同機構、政府或實體也可能有此要求。
公證
公證是公證人在文件上簽名並蓋章的過程。 通常在見證簽名或認證/證明文件（即法律文件和官方公共文件）後進行公證。
文件經過驗證和認證之後，它們將成為原始文件的經認證的真實副本。 根據需要，公證通常是整個認證過程的第一步。
認證或經認證的真實副本
認證是一個簡單的認證過程，通常也可以由律師而不是公證人來完成。 一般來說，為了證明文件或簽名的真實性，律師會製作一份原始文件的副本，並證明該副本是原始文件的真實完整副本（如果是護照/身份證，則是該人的真實肖像）。 這被稱為經認證的真實副本。
認證簽名是這樣進行的，即個人在律師面前簽署文件，律師證明簽名是個人的真實簽名。
海牙認證
在大多數情況下，海牙認證是身份驗證過程的下一步。 海牙認證是一種貼在文件上的貼紙和印章，用於確認公共文件（無論是原件還是認證副本）和任何其他文件（如法律文件）的真實性。
話雖如此，海牙認證只能由香港高等法院出具。 海牙認證的目的是使文件在外國得到法律認可和接受。 然而，海牙認證只有在簽署海牙認證公約的110多個成員國中才會得到法律上的認可和接受。
合法化
如果一個國家不是《海牙認證公約》的締約國， 則文件需要合法化，而不是進行海牙認證。 經公證機關公證的文件在該國使用之前，需要得到相關國家大使館的認證。 这一概念在和中国大陆打交道时尤其重要，
因为中国大陆不是《海牙认证公约》的成员国。 例如，如果文件在中國大陸以外地區使用：
- 文件需要首先由（個人/公司所在城市的）當地公證人公證；
- 公證文件必須由中華人民共和國外交部認證；
- 由文件使用中國的相關使領館進行合法化認證；
此外，雖然在“一國兩制”的框架下香港是中華人民共和國的一部分，但任何在香港使用的中國內地文件都需要經由中國外交部公證和“確認”。
證明
在中國大陸使用的任何香港文件均無須由公證人進行公證。 相反，它需要由一名合格的香港律師進行認證，前提是該律師已被中華人民共和國指定為中國委託公證人（CAAO）。 之後，這些文件需要由中國法律服務（香港）有限公司（CLS）進行合法化認證，然後才能在中國大陸獲得正式認可。
個案研究
案例研究1–在中國大陸使用的香港授權委託書和在香港使用的中國內地死亡證明
我們在香港有一個客戶，他的姑姑在中國大陸去世。 在香港申請遺囑認證時，需要有遺囑。 然而，不清楚客戶的姑姑是否有遺囑或做過任何遺產規劃。 因此，需要通過香港律師會進行遺囑查詢。
如果他姑姑在香港去世，遺囑查詢就會更加簡單和直接。 客戶只需向協助遺囑認證的律師提供香港醫院出具的死亡證明即可。
然而，由於這位女士在中國大陸去世，香港律師需要中國大陸醫院出具的死亡證明，並經中國外交部認證和“確認”，然後才能在香港進行遺囑查詢。 也就是說，由於新冠疫情相關限制，客戶無法親自前往中國大陸對死亡證明進行公證和“確認”。
因此，委託人指定了一名中國內地的律師協助對死亡證明進行公證和“確認”。 要做到這一點，當事人必須向中國內地的律師提交一份授權委託書和一份聲明，以證明當事人與其姑姑的關係。 由於這兩份文件將在中國大陸使用，需要由一名中國委託公證人進行認證，隨後由中國法律服務（香港）有限公司進行合法化認證。
之後，文件被轉交給中國內地律師，以協助死亡證明的公證和合法化。 讓事情變得稍微複雜的是，當事人的父親和姑姑都出生在戰爭年代。 因此，沒有直接的證據可以證明我們的當事人和她姑姑的關係。
我們通過與中國委託公證人、中國法律服務（香港）有限公司、中國內地律師和中國內地公證人的密切合作，協助委託人製作授權委託書和聲明，並為其出具了證明。 我們準備了一套間接證據，證明了我們當事人和她姑姑的關係，並被所有當事人認可。
一旦授權委託書和聲明得到認可，中國委託公證人和中國法律服務（香港）有限公司立即對這些文件進行了證明、核證和合法化。 不過，必須指出的是，讓各方認可授權委託書和聲明的過程長達五個多月。
這些文件隨後被轉交給中國內地律師，以協助死亡證明的公證和“確認”。 如上所述，死亡證明首先由當地公證處進行公證，然後由外交部進行“確認”。 在收到經公證和“確認”的死亡證明後，我們得以在香港進行遺囑查詢。
案例研究2-中國大陸出具的授權委託書在羅馬尼亞使用
在另一個案例中，我們在中國大陸的另一個客戶被要求向一家羅馬尼亞稅務公司提供一份授權委託書，以便在羅馬尼亞進行特定的稅務登記。 我們協助客戶同時用羅馬尼亞語和簡體中文為中國內地公證人準備了授權委託書。
此外，我們還幫助客戶安排必要的預約，讓客戶在中國內地公證人面前簽署授權委託書。 隨後，我們與中國外交部的“授權代理人”約定，協助授權委託書獲得中國外交部和羅馬尼亞駐中國大使館的合法化認證。
請注意，只有在一線城市（如北京、上海和深圳），才可能與中國大使館直接取得聯繫。 否則，您需要前往當地城市的“授權代理人”那裡尋求協助辦理合法化認證。
結論
在決定是否需要對文件進行公證、海牙認證或合法化之前，您需要向相關當局/實體確認您將向誰（包括文件將使用的國家）提交文件。 雖然這個過程看起來相對簡單，但每個人的事實和情況會讓整個過程變得漫長而復雜。
如果您需要對文件進行公證、海牙認證、合法化或證明，請隨時聯繫我們。
