公证、海牙认证和合法化
“公证”和“海牙认证”是经常被专业人士、法律从业者和公众广泛讨论的术语。 然而，您真的了解这些术语的含义吗？ 什么样的文件需要进行公证和海牙认证？ 公证和海牙认证的过程是什么样的？
外，“合法化”是什么意思？文件合法化的过程是怎样的？ 对于和中国大陆地区打交道的人来说，您可能会遇到“证明”这个术语。 证明一份文件意味着什么？
本质上，这些术语都是指鉴定官方文件和重要文件的不同方法。 鉴定官方文件和重要文件的目的可能会因情况而异。 香港以外的不同机构、政府或实体也可能有此要求。
公证
公证是公证人在文件上签名并盖章的过程。 通常在见证签名或认证/证明文件（即法律文件和官方公共文件）后进行公证。
文件经过验证和认证之后，它们将成为原始文件的经认证的真实副本。 根据需要，公证通常是整个认证过程的第一步。
认证或经认证的真实副本
认证是一个简单的认证过程，通常也可以由律师而不是公证人来完成。 一般来说，为了证明文件或签名的真实性，律师会制作一份原始文件的副本，并证明该副本是原始文件的真实完整副本（如果是护照/身份证，则是该人的真实肖像）。 这被称为经认证的真实副本。
认证签名是这样进行的，即个人在律师面前签署文件，律师证明签名是个人的真实签名。
海牙认证
在大多数情况下，海牙认证是身份验证过程的下一步。 海牙认证是一种贴在文件上的贴纸和印章，用于确认公共文件（无论是原件还是认证副本）和任何其他文件（如法律文件）的真实性。
话虽如此，海牙认证只能由香港高等法院出具。 海牙认证的目的是使文件在外国得到法律认可和接受。 然而，海牙认证只有在签署海牙认证公约的110多个成员国中才会得到法律上的认可和接受。
合法化
如果一个国家不是《海牙认证公约》的缔约国， 则文件需要合法化，而不是进行海牙认证。 经公证机关公证的文件在该国使用之前，需要得到相关国家大使馆的认证。
这一概念在和中国大陆打交道时尤其重要，因为中国大陆不是《海牙认证公约》的成员国。 例如，如果文件在中国大陆以外地区使用：
- 文件需要首先由（个人/公司所在城市的）当地公证人公证；
- 公证文件必须由中华人民共和国外交部认证；
- 由文件使用国的相关使领馆进行合法化认证；
此外，虽然在“一国两制”的框架下香港是中华人民共和国的一部分，但任何在香港使用的中国内地文件都需要经由中国外交部公证和“确认”。
证明
在中国大陆使用的任何香港文件均无须由公证人进行公证。 相反，它需要由一名合格的香港律师进行认证，前提是该律师已被中华人民共和国指定为中国委托公证人（CAAO）。 之后，这些文件需要由中国法律服务（香港）有限公司（CLS）进行合法化认证，然后才能在中国大陆获得正式认可。
个案研究
案例研究1–在中国大陆使用的香港授权委托书和在香港使用的中国内地死亡证明
我们在香港有一个客户，他的姑姑在中国大陆去世。 在香港申请遗嘱认证时，需要有遗嘱。 然而，不清楚客户的姑姑是否有遗嘱或做过任何遗产规划。 因此，需要通过香港律师会进行遗嘱查询。
如果他姑姑在香港去世，遗嘱查询就会更加简单和直接。 客户只需向协助遗嘱认证的律师提供香港医院出具的死亡证明即可。
然而，由于这位女士在中国大陆去世，香港律师需要中国大陆医院出具的死亡证明，并经中国外交部认证和“确认”，然后才能在香港进行遗嘱查询。 也就是说，由于新冠疫情相关限制，客户无法亲自前往中国大陆对死亡证明进行公证和“确认”。
因此，委托人指定了一名中国内地的律师协助对死亡证明进行公证和“确认”。 要做到这一点，当事人必须向中国内地的律师提交一份授权委托书和一份声明，以证明当事人与其姑姑的关系。 由于这两份文件将在中国大陆使用，需要由一名中国委托公证人进行认证，随后由中国法律服务（香港）有限公司进行合法化认证。
之后，文件被转交给中国内地律师，以协助死亡证明的公证和合法化。 让事情变得稍微复杂的是，当事人的父亲和姑姑都出生在战争年代。 因此，没有直接的证据可以证明我们的当事人和她姑姑的关系。
我们通过与中国委托公证人、中国法律服务（香港）有限公司、中国内地律师和中国内地公证人的密切合作，协助委托人制作授权委托书和声明，并为其出具了证明。 我们准备了一套间接证据，证明了我们当事人和她姑姑的关系，并被所有当事人认可。
一旦授权委托书和声明得到认可，中国委托公证人和中国法律服务（香港）有限公司立即对这些文件进行了证明、核证和合法化。 不过，必须指出的是，让各方认可授权委托书和声明的过程长达五个多月。
这些文件随后被转交给中国内地律师，以协助死亡证明的公证和“确认”。 如上所述，死亡证明首先由当地公证处进行公证，然后由外交部进行“确认”。 在收到经公证和“确认”的死亡证明后，我们得以在香港进行遗嘱查询。
案例研究2-中国大陆出具的授权委托书在罗马尼亚使用
在另一个案例中，我们在中国大陆的另一个客户被要求向一家罗马尼亚税务公司提供一份授权委托书，以便在罗马尼亚进行特定的税务登记。 我们协助客户同时用罗马尼亚语和简体中文为中国内地公证人准备了授权委托书。
此外，我们还帮助客户安排必要的预约，让客户在中国内地公证人面前签署授权委托书。 随后，我们与中国外交部的“授权代理人”约定，协助授权委托书获得中国外交部和罗马尼亚驻中国大使馆的合法化认证。
请注意，只有在一线城市（如北京、上海和深圳），才可能与中国大使馆直接取得联系。 否则，您需要前往当地城市的“授权代理人”那里寻求协助办理合法化认证。
结论
在决定是否需要对文件进行公证、海牙认证或合法化之前，您需要向相关当局/实体确认您将向谁（包括文件将使用的国家）提交文件。
虽然这个过程看起来相对简单，但每个人的事实和情况会让整个过程变得漫长而复杂。
如果您需要对文件进行公证、海牙认证、合法化或证明，请随时联系我们。
